La eficiencia y la gestión efectiva del tiempo son clave para alcanzar el éxito. Es por eso que cada vez más organizaciones recurren a metodologías como Kanban para optimizar sus procesos y mejorar la productividad. Aquí exploraremos en detalle esta metodología, su origen y cómo implementarla paso a paso en tu empresa para lograr resultados sobresalientes.
¿Qué es Kanban y cuál es su origen?
La metodología Kanban se originó en los años 40 en Toyota, como parte de su sistema de producción justo a tiempo. El término «Kanban» proviene del japonés y significa «señal visual«. Originalmente, se utilizaban tarjetas físicas para rastrear y controlar el flujo de trabajo en la línea de producción. Hoy en día, esta metodología se ha convertido en una metodología ampliamente adoptada para gestionar proyectos y flujos de trabajo en diversas industrias y existen varias herramientas digitales para implementarla como Trello, ASANA o Notion.
A continuación te explicaremos en un paso a paso cómo implementar esta metodología en tu equipo de trabajo, para que mejores la productividad de éste y la comunicación interna.
1 Visualiza tu flujo de trabajo
El primer paso para implementar Kanban es crear un tablero visual que represente el flujo de trabajo de tu empresa. Divide el tablero en columnas que representen las etapas de tu proceso, como «Por hacer», «En progreso» y «Completado». Esto te dará una visión clara y visual de las tareas en cada etapa.
2 Define tus tarjetas Kanban
Cada tarea se representa mediante una tarjeta Kanban. En cada tarjeta, incluye información relevante como el título de la tarea, la descripción y cualquier otra información adicional que necesites. Las tarjetas Kanban deben ser claras y concisas para que todos los miembros del equipo comprendan lo que se espera.
3 Establece límites de trabajo en progreso (WIP)
Para evitar la sobrecarga y el agotamiento del equipo, es importante establecer límites de trabajo en progreso para cada columna de tu tablero Kanban. Por ejemplo, puedes establecer un límite de tres tarjetas en la columna «En progreso». Esto fomentará la finalización de las tareas antes de comenzar nuevas y mantendrá un flujo constante de trabajo.
4 Asigna responsabilidades y establece prioridades
Asigna cada tarjeta Kanban a un miembro del equipo responsable de su ejecución. Esto asegurará una clara asignación de responsabilidades y evitará confusiones. Además, establece prioridades para las tarjetas, lo que ayudará a mantener el enfoque en las tareas más importantes y urgentes.
5 Realiza seguimiento y mejora continua
Utiliza tu tablero Kanban como una herramienta de seguimiento en tiempo real. A medida que las tareas se muevan de una columna a otra, podrás visualizar fácilmente el progreso y el estado actual del proyecto. Realiza revisiones periódicas para identificar áreas de mejora y ajusta tu proceso de Kanban según sea necesario.
La metodología Kanban ofrece un enfoque visual y eficiente para la gestión de proyectos y flujos de trabajo. Al implementar esta metodología en tu empresa siguiendo estos simples pasos, podrás optimizar tus procesos, mejorar la colaboración del equipo y aumentar la productividad.